Nieuchronnie zbliża się okres zwyczajnych zgromadzeń wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. To czas ważnych podsumowań. Podczas obrad wspólników ujawnić się mogą różnice zdań lub interesów. W skrajnych przypadkach różnice skutkować mogą próbami sądowego podważenia podjętych uchwał. Dlatego właśnie aspekty proceduralne związane z prowadzeniem i organizacją zgromadzeń są niezwykle istotne. Na co więc należy zwrócić uwagę w pierwszm rzędzie? Na to pytanie będę starał się odpowiadać w tym oraz kolejnych wpisach.
Najbardziej oczywistą sprawą, o którą powinniśmy zadbać, jest prawidłowe zwołanie zgromadzenia.
W spółce z o.o. zwołać zgromadzenie wspólników, poza nielicznymi wyjątkami, może tylko Zarząd stosownie do potrzeb. Wyjątkiem jest zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia powinno być obligatoryjnie:
1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
2) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
3) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Zgromadzenie zwoływane jest z własnej inicjatywy Zarządu lub na żądanie wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego. Osoby te mogą również żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników. Żądanie takie należy złożyć na piśmie zarządowi najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników
Kogo o zgromadzeniu wspólników powinien zawiadomić Zarząd ?
Zarząd jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.
O przejściu udziału, jego części lub ułamkowej części udziału na inną osobę oraz o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału zainteresowani zawiadamiają spółkę, przedstawiając dowód przejścia bądź ustanowienia zastawu lub użytkowania. Przejście udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania jest skuteczne wobec spółki od chwili, gdy spółka otrzyma od jednego z zainteresowanych zawiadomienie o tym wraz z dowodem dokonania czynności.
Oznacza to, że przy definiowaniu kręgu osób, które powinny otrzymać stosowne zawiadomienie zachodzi daleko posunięty formalizm. O tym, kto otrzyma zaproszenie na zgromadzenie wspólników spółki z o.o. nie decyduje bowiem wiedza nieformalna, a dokonanie formalnej czynności dostarczenia informacji wraz z dowodem przejścia praw. Konieczność dokonania tych czynności znalazła potwierdzenie w orzecznictwie sądów.
Jak powiadomić o zwołaniu zgromadzenia wspólników?
Zgromadzenie należy zwołać za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
Za ryzykowne uważa się dostarczanie zaproszeń w sposób inny niż powyższy, np. doręczenie osobiste. Pogląd ten budzi mój osobisty opór. Jest w nim bowiem duża doza niekonsekwencji. Dla spokoju ducha najlepiej jednak użyć metod enumeratywnie wynienionych w Kodeksie spółek handlowych.
Co powinno znajdować się w zaproszeniu na zgromadzenie?